La gestione del salone – I° parte

A molti parrucchieri, avere a che fare con i “ numeri ”, crea uno stato di ansia e di stress. Possono stare ore intere ad osservare la spiegazione di un nuovo taglio, ma davanti ad argomenti che riguardano la gestione e la conduzione della loro impresa, entrano nel caos, si annebbiano le idee, si angosciano.

In parte non solo è comprensibile ma anche condividibile, l’indole creativa ed artistica poco si sposa con quella organizzativa e gestionale.
 
Inoltre per molti anni, ed ancora oggi, si è preteso di “ trasformare ” il parrucchiere in manager. Preferisco invece pensare ad un parrucchiere che non deve modificare la sua natura artistica, ma che adottando alcune piccole azioni quotidiane e con piccoli accorgimenti può notevolmente migliorare la redditività della sua impresa, del suo salone.

Importante è comprendere che oggi l’improvvisazione e le azioni estemporanee sono molto rischiose , gli errori si pagano e spesso oggi non abbiamo un'altra possibilità.
 
Per avere una situazione sotto controllo non occorre essere dei manager, o avere spiccate doti di leadership, ma semplicemente avere il buon senso e la consapevolezza che è arrivato il momento di gestire il proprio salone con accorgimenti che diventeranno sempre più parte integrante delle nostra attività.      
 
Da molti anni orma la forbice dei ricavi si chiude sempre di più , mentre quella dei costi  è sempre più aperta. La pressione fiscale è notevolmente aumentata e gli impegni economici sempre più onerosi, infine gli istituti bancari ( vedi il nuovo accordo di Basilea e alla luce del caso Parmalat ) applicano norme sempre più restrittive e vincolanti.   

Ma una corretta ed attenta gestione aziendale consente ancora oggi di toglierci delle soddisfazione e di evitare improvvisi scivoloni. L’importante è iniziare, con gradualità e continuità.

Inizieremo questo percorso con una serie di articoli che affronteranno gli argomenti più semplice ed essenziali per una corretta gestione del salone, per poi illustrare anche temi più articolati e complessi.  L’obiettivo di questi articoli sarà quindi quello di trasferire alcuni basilari ma essenziali concetti di gestione analitica, renderli semplici, comprensibili e, cosa più importane, applicabili.
  
INTRODUZIONE

In questi ultimi anni i titolari dei saloni hanno mostrato molta più attenzione e sensibilità verso un argomento complesso e importante come il controllo di gestione.
Molti sono i vantaggi che una azienda può ottenere attraverso una rilevazione dati parallela alla contabilità generale. Come per esempio conoscere la vera redditività del proprio salone e valutarne i possibili margini di miglioramento; stabilire una giusta politica dei prezzi e determinare un corretto utile lordo per ciascun servizio;  realizzare e formulare il budget sia dei costi che dei ricavi; sapere quale la produttività dei propri collaboratori e come migliorare le loro performance; come si controlla il consumo dei prodotti e come si gestisce un magazzino. Questi e molti altri sono gli aspetti che si possono conoscere, controllare e pianificare attraverso il controllo di gestione.

Iniziamo questo percorso nel descrivere i concetti generali della contabilità analitica, le sue applicazioni e le sue finalità.

PERCHE’ E’ IMPORTANTE PIANIFICARE  IL PROPRIO SALONE

Ancora oggi molti imprenditori ritengono che per gestire la propria attività artigiana parrucchiere per signora, siano sufficienti alcuni piccoli accorgimenti: una buona contabilità fiscale, un buon commercialista, una accorta gestione delle spese e ovviamente una buona manualità tecnico - artistica. Questo è senz’altro vero, e come abbiamo già sottolineato in particolar modo l’ultimo aspetto quello tecnico / artistico. Ma se vogliamo render il nostro salone pronto e attento ai cambiamenti del mercato, se vogliamo limitare gli errori,  sarà necessario mettere in atto una serie di attività di controllo finalizzati a verificare se le nostre attività di marketing sono corrette e danno i risultati sperati. In questo modo potremo creare una organizzazione aziendale più efficiente e redditizia.

Oggi, qualunque sia la dimensione del salone, occorre avere un “ progetto strategico di vendita ”, ed una specifica strategia di acquisto. Il bisogno e la necessità di strategia di un salone non potrà mai esprimersi concretamente se ad una corretta pianificazione aziendale non affianchiamo una corretta gestione aziendale sia economico che finanziaria.

Facciamo un esempio: un salone per aumentare le presenze in alcuni giorni della settimana decide di applicare uno sconto particolare su alcuni servizi, nei giorni di martedì e mercoledì. Iniziativa marketing corretta, ma ci siamo domandati se la percentuale di sconto applicata, garantisce un margine lordo sufficiente a  coprire i costi  ( diretti ed indiretti ) e al tempo stesso garantire utile aziendale ?

Rendiamo meglio l’idea dell’importanza del controllo di gestione con l’esempio di un imprenditore che vuole aprire una nuova attività parrucchiere per signora.

Anche se involontariamente, il titolare applicherà per il proprio salone delle scelte di marketing ed una pianificazione strategica del tipo:

A CHI VENDERE: individuando il segmento di mercato al quale si vuole rivolgere. 
COSA VENDERE: individuando il tipo di servizio e la tipologia di prodotti in linea con il segmento di mercato scelto.
CON QUALE MISSIONE E QUALE IMMAGINE INTENDIAMO PERSEGUIRE i suoi obiettivi.
 
Tre campi d’azione delineati, precisi e importanti per la sopravvivenza di un salone .

Una volta  stabilita la strategia di fondo occorrerà passare a quella operativa. Cioè:

COME VENDERE: occorrerà individuare una struttura nella quale svolgere l’attività, l’azienda partner di prodotti, le tecniche di vendita, la politica commerciale, la politica dei prezzi ecc.

Per verificare che le azioni dell’imprenditore siano state corrette e vincenti, l’unico mezzo che abbiamo è l’applicazione del controllo di gestione attraverso la contabilità analitica. Queste informazioni ci aiuteranno a prendere nuove decisioni, a monitorare  l’andamento del salone, definire nuovi obiettivi e nuovi successi.  

In sintesi il controllo di gestione entra in tutte le aree d’attività di una salone, i dati oggettivi forniti dalla contabilità ANALITICA  sono inoltre di enorme importanza per tutte le scelte aziendali e particolarmente :

AREA TECNICA
AREA PERSONALE
AREA MARKETING
AREA RICERCA E SVILUPPO

COSA SI INTENDE PER CONTROLLO DI GESTIONE E COSA E’ LA CONTABILITA’ ANALITICA.

In tutte i saloni lo strumento utilizzato per verificare e controllare l’andamento del salone è il bilancio d’esercizio, attraverso il quale si definisce l’utile aziendale.

Il controllo di gestione non è un “ fatto “ contabile, ma sono una serie di attività, sinergiche e complementari, che aiutano a migliorare, controllare, decidere, correggere e programmare una migliore “ contabilità generale”  ed un “ bilancio d’esercizio” al fine di aumentare la redditività del nostro salone ed il nostro guadagno. Questa attività viene definita come CONTABILITA’ ANALITICA.

La contabilità analitica è una tecnica amministrativa rivolta alla determinazione dei costi , dei ricavi e dei risultati economici riguardanti singole attività, operazioni, processi produttivi e centri di responsabilità al fine di costituire un supporto al titolare per la soluzione di specifici problemi.

Tutte le imprese per svilupparsi e promuovere il cambiamento prendono le loro decisioni in base a delle informazioni. Le informazioni insieme alle altre risorse del salone: uomini, impianti, prodotti e denaro, sono una componente inscindibile per il raggiungimento degli obiettivi.

Il controllo di gestione attraverso la contabilità analitica è la prima delle informazioni utili per tutti i saloni.

I livelli gestionali tipici che caratterizzano un salone sono:

• Il livello tecnico – commerciale.
• Il livello economico.
• Il livello finanziario.

IL LIVELLO  TECNICO - COMMERCIALE

Il livello tecnico – commerciale è rappresentato dalla trasformazione del prodotto ( flacone di shampoo ) in servizio al cliente ( servizio shampoo ).

Le attività rappresentate da questo livello sono tutte le azioni marketing finalizzate al mantenimento e  all’incremento della clientela e allo sviluppo del salone.

IL LIVELLO  ECONOMICO

Il livello economico è l’attività del salone che attraverso la vendita dei propri servizi ne determina i RICAVI sostenendo dei COSTI. Il rapporto tra questi due fattori determina l’UTILE o la perdita del salone. In sintesi l’aspetto economico è rappresentato dal rapporto tra  COSTI e RICAVI.
Come abbiamo detto i ricavi sono composti dalla vendita dei servizi, nell’esempio rappresentato con la voce CLIENTI.
Fanno parte dei costi: l’affitto, le utenze, il personale ecc. Nell’esempio rappresentato con la voce FORNITORI
Documento analitico basilare per la programmazione e la previsione annuale di queste due voci è il budget d’esercizio sia dei ricavi che dei costi.
Viene da se la conclusione che i ricavi devono essere superiori ai costi.

                                    COSTI                                                     RICAVI

IL LIVELLO  FIANZIARIO

Il livello finanziario e patrimoniale è rappresentato dalla coordinazione tra le ENTRATE e le USCITE. Ossia gli impegni di spesa necessari per affrontare degli investimenti che vanno a capitalizzare il salone.
Le entrare finanziarie sono rappresentate per esempio dal capitale apportato dal titolare o dai soci, da finanziamenti bancari a medio lungo termine, ecc. Nell’esempio Fonti di finanziamento.
Le uscite finanziarie sono rappresentate dall’acquisto dell’immobile, dal credito dei fornitori di prodotti, ecc. Nell’esempio Fornitori.

   
                                   USCITE                                                     ENTRATE

Fatte queste precisazioni tecniche - teoriche, nel nostro percorso ci occuperemo principalmente del livello gestionale economico del salone applicando i mezzi gli strumenti della contabilità analitica.

Essenziale sarà avere la capacità di leggere i dati e trasformarli in azioni operative e pratiche.

Molti saloni rilevano una quantità innumerevole di dati e di informazioni, specialmente quando siamo in presenza di un supporto informatico, ma troppo spesso non vengono letti, confondono le idee, non vengono correttamente interpretati e quindi si rilevano eccessivi rispetto alle reali ed effettive esigenze del titolare per valutare la produttività e la redditività del proprio salone.

Con questo non voglio assolutamente denigrare l’aiuto di un programma informatico per l’elaborazione dei dati, anzi sarà sempre più indispensabile l’aiuto di questa tecnologia (ne parleremo lungo il nostro percorso ), ma troppo spesso si pensa che una volta inserito il computer nel salone i nostri problemi siano risolti.
Se non ci creiamo una cultura imprenditoriale, semplice ma specifica, e non decidiamo che il controllo di gestione è necessario per il nostro salone, inutili saranno tutti i dati che abbiamo raccolto in questi anni.
 
All’inizio bastano poche, semplici ma esenziali informazioni per ottenere dei risultati sorprendenti.

Solo successivamente, quando avremo la padronanza e la conoscenza della materia, potremo sfruttare informazioni tipo: tasso di rotazione delle merci e ritorno finanziario.

Ma fino a quando non abbiamo ben chiaro il nostro progetto aziendale e di riflesso quale può essere la reale produttività e ottimizzazione dell’attività del salone, quindi l’utile a fine anno, a cosa serve sapere quanto mi produce un collaboratore quando poi con il conto corrente della ditta in contabilità ordinaria ci pago la verniciatura delle persiane di casa ?

Siamo maniaci del controllo ispettivo, preoccupiamoci invece a trasferire certe informazioni a tutto il gruppo di lavoro, rendendo il team partecipe e collaborativo al progetto d’impresa.